Report Information Design – Konzept

Ein Beitrag von Andreas Gutzeit (Senior Consultant Business Intelligence) und Christiane Wierich (Consultant Business Intelligence).

Kommunikation im Berichtswesen sollte schnell, einfach und vor allem effizient sein. Der Mangel an Zeit und die häufig undefinierbaren Empfänger einer Nachricht führen zu unkalkulierbarem Aufwand und fehlender Akzeptanz.

Der Nutzen von einheitlichen Kommunikationsstandards ist daher für alle Beteiligten sehr hoch. Konkret bedeutet dies für Berichte, Präsentationen, Statistiken oder Dashboards, dass sie zu erheblich kostengünstigeren Ergebnissen auf allen Stufen des Entscheidungsprozesses führen.

Bessere Qualität: Berichte und Dashboards werden standardisiert ausgegeben, sind damit verständlicher und geben klarere Botschaften wieder. Dies führt zu qualitativ besseren Entscheidungen.
Kürzere Reaktionszeiten: Durch die einheitlichen Standards können Berichte schneller erstellt und damit schneller analysiert werden. Daraus folgt eine kürzere Reaktionszeit für Entscheidungen.
Geringere Kosten: Die höhere Schnelligkeit bei der Erstellung und Analyse von Berichten führt zu erheblichen Zeit- und damit Kosteneinsparungen.

Seit einigen Jahren beschäftigt sich Prof. Dr.-Ing. Rolf Hichert mit dem Thema erfolgreiche Kommunikation sowie Visualisierung und hat die sogenannten SUCCESS RULES als Grundlage für standardisierte schriftliche sowie mündliche Geschäftskommunikation entwickelt. Dabei geht es um die Optimierung von Management- und Geschäftsberichten sowie Präsentationen in Hinblick auf die inhaltliche und visuelle Gestaltung. Die SUCCESS-Formel der von Hichert entwickelten International Business Communication Standards (IBCS®) beinhaltet ein inzwischen gemeinschaftlich weiterentwickeltes Regelwerk aus sieben Hauptregeln, die das Akronym SUCCESS bilden:

- SAY: Botschaften vermitteln
- UNIFY: Semantische Notation anwenden
- CONDENSE: Informationsdichte erhöhen
- CHECK: Visuelle Integrität sicherstellen
- EXPRESS: Geeignete Visualisierung wählen
- SIMPLIFY: Überflüssiges vermeiden
- STRUCTURE: Inhalt gliedern

Bei der Berichterstellung werden diese sieben HICHERT®SUCCESS-Regeln allerdings in der Reihenfolge SAY, STRUCTURE, EXPRESS, SIMPLIFY, CONDENSE, CHECK und UNIFY angewandt.

1. SAY

Der erste Schritt zu erfolgreicher Geschäftskommunikation ist das Formulieren einer klaren Botschaft. SAY ist die erste konzeptionelle Regel des S.U.C.C.E.S.S.-Frameworks, die sich damit befasst, eine solche Botschaft in den Fokus jeglicher Geschäftskommunikation zu stellen. Den Adressaten werden damit das Ziel der Kommunikation unmittelbar klar und die Relevanz der transportierten Inhalte sichergestellt. Die Botschaft wird erst nach ihrer Klarstellung weiter detailliert und mit Argumenten unterfüttert. Bestenfalls besteht die Botschaft aus einer Feststellung, Erklärungen dazu und entsprechender Handlungsempfehlung. Grundstein des Berichtes oder der Präsentation bildet dabei eine komprimierte Einleitung, die den Leser zum Thema hinführt und entsprechend zum Inhalt hinführt.

Eine gute Botschaft entsteht in der Regel aus der Antwort auf eine Frage, die sich aus der aktuellen und allen Adressaten bekannten Situation, sowie eines damit verbundenen Problems (Komplikation) ergibt. Wenn z. B. das gesteckte Wachstumsziel (Situation) weit über dem Forecast liegt (Komplikation), wäre die Botschaft die Antwort auf die Frage: ‚Wie erreichen wir dennoch unser Ziel?‘. Die Botschaft bildet den Grundstein für die Storyline der Präsentation und sollte visualisiert, detailliert, quantifiziert und zum Schluss wiederholt und mit allen Konsequenzen aufgezeigt werden.

2.STRUCTURE

STRUCTURE bildet die zweite Hälfte des konzeptionellen Teils des S.U.C.C.E.S.S.-Frameworks. Inhalte von Reports und Präsentationen sollen klar erkennbar, nach der im ersten Teil festgelegten Storyline, gegliedert und aufbereitet werden. Das „GÜTE“-Prinzip kann dabei zur Hilfe genommen werden:


G: Gleichartig (Elemente, Statements, Ausdrücke, Symbole & Bilder)
Ü: Überschneidungsfrei (Gliederungen, Geschäftskennzahlen, Strukturen)
T: Treffend (deduktives oder induktives Schließen)
E: Erschöpfend (Argumentationen, Strukturen in Charts und Tabellen)


Gleichartig: Objekte (z. B. Charts oder Tabellen), Statements, Ausdruckswei-sen sowie Bilder und Symbole sollen von homogener Natur sein und sich so wie ein roter Faden durch die Geschäftskommunikation ziehen.
Überschneidungsfrei: Insbesondere Gliederungen, aber auch Geschäftskennzahlen und -Kalkulationen sowie Reporting-Strukturen sollen sich nicht überschneiden. Bei Gliederungen reicht oft ein sorgsamer Blick auf das Inhaltsverzeichnis, um Überschneidungen festzustellen und zu eliminieren.


Treffend: Mithilfe von hierarchischen Argumentationsstrukturen soll auf die in SAY festgelegte Botschaft hingearbeitet werden. Hierfür eignen sich die bei-den Methoden des induktiven und deduktiven Schließens. Während beim induktiven Schließen alle Argumente für die zu vermittelnde Botschaft gleichartig, überschneidungsfrei und erschöpfend nebeneinanderstehen (logische Gruppe), wird beim deduktiven Schließen mit einer Feststellung begonnen ('Alle Monate haben mehr als 27 Tage.'), die über einen Kommentar ('Der März ist ein Monat.') zu einer Schlussfolgerung auf die Botschaft führt ('Der März hat mehr als 27 Tage.').
Erschöpfend: Insbesondere bei Argumentationen ist auf Vollständigkeit zu achten, um die Adressaten zu überzeugen. Dieser Anspruch gilt auch für Re-porting-Strukturen  in Charts und Tabellen. Zum Beispiel sollte eine Aufteilung des deutschlandweiten Absatzes nach Vertriebsgebieten aufaddiert den deutschlandweiten Absatz ergeben.

3. EXPRESS

Die Handlungsempfehlung EXPRESS thematisiert die richtige Auswahl an Visualisierungen innerhalb von Berichten, Statistiken und Präsentationen. Dabei sind folgende Fragen zu beantworten: Wie vermittle ich die Botschaft am besten visuell? Was genau sollte ich visualisieren und in welcher Form darstellen?

Bei der Überprüfung dienen folgende Stichpunkte als Leitfaden:

Verwenden von geeigneten Objekttypen

Die Wahl der idealen Form von Diagrammen und Tabellen ist von zentraler Bedeutung für das Verständnis von Berichten und Präsentationen. Die verschiedenen Layouts und Beispiele für Geschäftsdiagramme und Tabellen sind auf die korrekte Anwendung zu überprüfen.

Ersetzen von unangemessenen Visualisierungen und Darstellungen

Die Botschaft sollte im Bruchteil einer Sekunde aus der Visualisierung zu erkennen sein. Tortendiagramme, Tachometer, Radardiagramme oder Liniendiagramme mit spaghettiähnlichen Kurven sind womöglich spektakulär anzusehen, aber für die geschäftliche Informationsvisualisierung unangemessen. Ebenso alle Darstellungen, welche nur mit zusätzlichen Erklärungen und hohem Zeitaufwand zu lesen sind. Dies trifft insbesondere auf lange Texte und umfangreiche Aufzählungslisten zu.

Hinzufügen von Vergleichen und Erklären von Ursachen

Die visuelle Wahrnehmung basiert größtenteils auf das Vergleichen eines wahrgenommenen Objekts im Bezug auf ein weiteres Objekt. Das Hinzufügen von aussagekräftigen Vergleichen hilft dem Auge die Botschaft eines Diagrammes schneller zu bewerten. Durch die Verwendung von Baumstrukturen, Clustern und Korrelationen können Ursachen und Abhängigkeiten verständlich erklärt werden. Das Betrachten des gesamten Kontextes innerhalb weiterer Diagramme hilft z. B. Extremwerte und Ausreißer zu verstehen.

4. SIMPLIFY

Von Unterordnungen in Berichten und Präsentationen ist abzusehen. Es sollten alle Komponenten entfernt werden die visuell zu kompliziert gestaltet, überflüssig, störend oder nur dekorativ sind, frei nach dem Motte ‚Keep it simple – SIMPLIFY‘.

Folgende drei Punkte dienen dabei als Orientierung:

Vermeiden unnötiger Komponenten, dekorativer Stile
Bilder, Hintergründe und Logos, welche nicht zum Verständnis eines Berichts oder einer Präsentation beitragen, sollten vermieden bzw. komplett entfernt werden.
Ebenso erleichtert und beschleunigt das Vereinfachen komplizierter Visualisierungen das Verständnis. Manche Layout-Elemente müssen nicht vollständig entfernt werden, sondern einfach nur simpler aufbereitet sein. Positiver Nebeneffekt: Ein saubereres und minimalistisches Layout führt beim Druck zu einem geringeren Verbrauch von erforderlicher Tinte.

Entfernen von redundanten Elementen
Es erhöht in der Regel die Lesbarkeit, wenn alles was mehrfach vorkommt (und somit redundant ist) aus Diagrammen und Tabellen entfernt wird. Aber Redundanz ist nicht per se schlecht, sie kann auch hilfreich sein, z. B. wenn im Diagrammtitel der Zeitraum der Dateneinschränkung steht, und dieser auch innerhalb eines Diagrammes erscheint. Hier muss zu unnötiger Redundanz abgegrenzt werden.

Vermeiden ablenkender Details
Zusätzlich zur Vermeidung von Redundanzen, sollten nicht-essentielle, ablenkende Informationen vermieden werden. Beispiele dafür sind unnötig große Zahlen und unverhältnismäßig detaillierte Informationen in Projekt- oder Produktübersichten.

5. CONDENSE

Nach der Optimierung und Vereinfachung des Reports ist der entstandene Platz zur Steigerung der Informationsdichte in Berichten und Präsentationen zu verwenden. Bei der Erhöhung der Informationsdichte dürfen aber nur die Ergänzungen vorgenommen werden, die zum Verständnis der entsprechenden Botschaft beitragen.

Im Detail bedeutet das:

Verwenden von kleinen, aber lesbaren Objekten
Der Bedarf nach einer höheren Informationsdichte erfordert, dass alle Objekte, Elemente und Zeichen so klein wie möglich angezeigt werden, während sie immer noch lesbar sind. Hier gelten unterschiedliche technische Parameter für gedrucktes Material, Bildschirmanzeigen und Folien von Bildschirmpräsentationen.

Maximieren der Raumnutzung
Das Ausnutzen von freiem Raum, ist der schnellste und einfachste Weg, um die Informationsdichte zu erhöhen. Unnötig breite Ränder und Rahmen, leere oder wenig genutzte Seiten, sollten mit weiteren hilfreichen Visualisierungskomponenten, innerhalb des jeweiligen Kontextes, ausgefüllt werden.

Hinzufügen von Daten, Elementen und Objekten
Das Hinzufügen von Daten in eine vorhandene Visualisierung erhöht die Informationsdichte und hilft besser, den Kontext zu verstehen.  
Es ist oft sinnvoll zwei oder mehr Grunddiagrammtypen zu kombinieren (entweder horizontal oder vertikal). Diese werden, gegenüber mehreren einzelnen Diagrammen, als eine Einheit verstanden.
Besteht der Bericht aus mehreren Seiten gilt es zu prüfen ob der Inhalt zusammengefasst werden kann, so wird ein unnötiges "Auffächern" des Inhalts vermieden.

6. CHECK

Nach der Informationsverdichtung sowie Ergänzung der kommunizierten Botschaft ist die visuelle Integrität von Berichten zu prüfen, da eine manipulative Darstellung dafür sorgen kann, dass ein falscher visueller Sachverhalt wahrgenommen und die dargestellten Informationen automatisch missverstanden werden. Es ist die Frage zu stellen: Werden die Informationen wirklich in der aufrichtigsten Form präsentiert?

Vermeiden von manipulierten Visualisierungselementen und Achsen
Diagramme sind ein Mittel zum visuellen Vergleich von Zahlenwerten. Abgeschnittene Achsen, welche nicht beim Wert null beginnen, verhindern einen Vergleich und führen dazu tatsächliche Zusammenhänge falsch zu interpretieren. Meist erfolgt dies bei der Darstellung von Werten unterschiedlicher Größenordnungen, hier ist das Verwenden kreativer Lösungen erstrebenswert.

Verwenden gleicher Skalierungen
Der richtige visuelle Vergleich erfordert die Verwendung von identischen Skalen für identische Messeinheiten oder – falls dies nicht möglich ist – ein deutliches Indiz für den Unterschied. Wenn möglich ist ein konsistentes Skalierungskonzept im gesamten Berichtswesen festzulegen.

Anzeigen von Datenanpassungen
Bei längeren Zeitreihen können beispielsweise Währungs- und Inflationseffekte den visuellen Eindruck verzerren, sodass die reale Entwicklung des Geschäfts verschleiert wird. Alle getätigten Datenanpassungen sollten visuell angezeigt werden.

7. UNIFY

Nachdem auch die visuelle Integrität eines Berichtes oder einer Präsentation gegeben ist, liefert das IBCS-Framework mit UNIFY eigene semantische Regeln zur Visualisierung von Inhalten. Das oberste Gebot lautet: „What looks the same should also mean the same“ und im Umkehrschluss „If the content is not the same, it won't look the same“. Angefangen bei Zahlenformaten, Einheiten und Datumsangaben, über tabellarische und grafische Darstellungen sowie deren Legenden, bis hin zu einem einheitlichen „Look and Feel“ einer jeden Berichts- oder Präsentationsseite, liefert UNIFY semantische Notationsstandards für Geschäftsberichte, wie sie in Bereichen wie z. B. der Musik (Notenschrift) oder dem Ingenieurwesen (z. B. Schaltpläne) schon lange existieren. Hiermit soll es dem Empfänger der Botschaft so leicht wie möglich gemacht werden Inhalte zu erfassen und einzuordnen. Besonders prominent ist die Vereinheitlichung von Dimensionen (z. B. Kennzahl- oder Zeitdimensionen) zu sehen sowie die Vereinheitlichung von Analysen.

UNIFY DIMENSIONS
Wenn gleichartige Kennzahlen, z. B. Quoten oder absolute Größen mit monetärer Einheit, anhand ihrer Darstellungsweise direkt als solche erkannt werden können, spart sich der Betrachter wertvolle Zeit und Kapazität für den Inhalt der Darstellung. Das Gleiche gilt für Szenarien (data types): Charts, Tabellen, Actuals, Vorjahreswerte sowie Forecasts werden immer auf die gleiche Art und Weise gekennzeichnet und sind somit unverkennbar.

UNIFY ANALYSES
Anhand der UNIFY-Guidelines wird jedem Betrachter auf den ersten Blick klar, ob es sich bei der vorliegenden Analyse um eine Zeitreihen- oder Strukturanalyse handelt: Grafische Darstellungen in Form von Säulendiagrammen (horizontale Kategorieachse) repräsentieren stets Zeitreihen, während Balkendiagramme (vertikale Kategorieachse) immer einen strukturellen Aufriss (z. B. nach Produktlinien oder Standorten) der Kennzahlen darbieten. Die Analyse verschiedener Szenarien beinhalten neben den KPI auch die absoluten und relativen Abweichungen der Szenarien untereinander. Durch eine zusätzliche farbliche Kennzeichnung der Abweichungen in den Signalfarben rot und grün, kann direkt ein Eindruck von der jeweiligen Situation gewonnen werden. Dank UNIFY werden die Inhalte und Aussagen von Berichten auch durch ungeübte Betrachter umgehend erfasst ohne erst aufwändig „gelesen“ werden zu müssen.

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