Office-Integration: Pflege von SharePoint-Metainformationen aus Word heraus

In einem vorangegangenen Blogartikel wurde bereits erläutert, wie sich Dokumentenvorlagen in SharePoint Bibliotheken einbinden lassen. Dies ist z.B. erforderlich um für wiederkehrende Prozesse (Besprechungen etc.) Standards bereitzustellen.

An dieser Stelle erfahren Sie, wie diese Vorlagen um zusätzliche Metadatenfelder erweitert werden können:

SharePoint bietet die Möglichkeit, Website-Inhaltstypen innerhalb einer Liste oder Dokumentenbibliothek bereitzustellen. Ein Inhaltstyp ist ein Set, welches aus einer bestimmten Konfiguration und Website-Spalten besteht. Das Anlegen eines solchen Inhaltstyps ist erforderlich, um innerhalb von (Word-)Vorlagen auf entsprechende Metadatenfelder zugreifen zu können:

Nachstehende Beschreibung demonstriert, wie sich der im vorherigen Blogartikels erstellte Inhaltstypen erweitern lässt.

Navigieren Sie auf oberster Websiteebene über Websiteaktionen → Websiteeinstellungen → Websiteinhaltstypen zu dem jeweiligen Test-Inhaltstyp:

Wählen Sie den Eintrag Aus neuer Websitespalte hinzufügen, um zunächst eine einfache Textspalte zu konfigurieren:

Nach Zuordnung der neu angelegten Spalte in die richtige Gruppe und anschließendem Klick auf Ok sind wir bereits fertig!

Unsere Standardeinstellungen unter Erweitere Einstellungen garantieren, dass alles Bibliotheken, die diesen Inhaltstyp erben, automatisch aktualisiert werden.

Das Ergebnis können wir nachvollziehen, in dem wir in einer Bibliothek, die den Inhaltstypen erbt, ein neues Dokument aufrufen: