Dokumente und E-Mail Nachrichten aus Outlook nach SharePoint übertragen

Eine oftmals widerkehrende Kundenanforderung ist es, insbesondere zum Thema Projektmanagement mit SharePoint, E-Mail Nachricht und/oder deren Anhänge direkt nach Outlook übertragen zu können. Heute möchte ich zwei Möglichkeiten vorstellen, um genau dies zu tun:

Teil 1 — Übertragung von Nachrichten im SharePoint Standard

In SharePoint existiert die Möglichkeit, Bibliotheken und Listen mit Outlook zu verbinden:

Ein Versuch in Outlook zeigt, dass die verbundene Bibliothek/Liste keine Dateien annimmt, die z. B. via Drag&Drop aus einer E-Mail heraus hineingeschoben werden.

Abhilfe schafft hier hier die SharePoint Liste Diskussionsforum, die z.B. unter dem Namen E-Mail Archiv in eine Projektwebsite eingebunden wird:

Nach dem Einbinden der Liste in Outlook ist es nun möglich, ganze Nachrichten per Drag&Drop in das Archiv zu schieben.

Das Ergebnis in SharePoint sieht in etwa folgendermaßen aus:

Vorteile:

• Automatische Synchronisation mit der unter dem Namen E-Mail Archiv bereitgestellten Liste in SharePoint
• Anzeige von Metadaten der E-Mail in SharePoint
• Fortlaufende Verfolgung des Nachrichtenverlaufs
• Pflege der Dateianhänge

Teil 2 — Übertragung von Nachrichten und Dateien via Plug-Ins

Eine ebenfalls oft diskutierte Möglichkeit ist die Verwendung von Drittanbieter Plug-Ins. Nachteil hier: Es entsteht zusätzlicher administrativer Aufwand für die IT. Vorteil ist hingegen, dass vergleichsweise mehr Möglichkeiten im Handling bestehen.

Nicht von Windhoff Software Services entwickelt, dennoch einen Blick wert ist das Tool harmonie.ie for SharePoint, das in einer freien, wie auch in einer erweiterten, kostenpflichtigen Version zur Verfügung steht.

Das Tool bindet sich nach der Installation direkt in Outlook ein:

Mit Hilfe des Add-Ins ist es möglich, durch die SharePoint Websites und deren Listen/Bibliotheken zu navigieren. Dateianhänge oder Nachrichten können dann simpel via Drag&Drop übertragen werden und sind sofort online.